Qué es y cómo hacer un Open Space
Submitted by xavier.albaladejo on Jue, 19/02/2009 - 00:40
Propuesta de temas concretos y programación en el horario (45’).
Reuniones (1,25 horas cada una). A continuación se muestra un ejemplo de cómo se podría llevar a cabo una reunión (se podría hacer de muchas otras maneras):
Conclusiones de las reuniones (1h)
QUÉ ES UN OPEN SPACE
La técnica del Open Space permite conseguir, de un grupo numeroso de personas y en un mínimo tiempo, las mejores ideas alrededor de una o varias grandes materias (“tracks") sobre un gran tema. En un Open Space los asistentes se autoorganizan proponiendo los temas y programando una serie de reuniones que van a tener lugar justo a continuación. Suele durar entre medio día y hasta dos días completos. Las reuniones pueden tener lugar simultáneamente y los asistentes son libres de decidir a qué sesiones quieren asistir y de cambiar de reunión en cualquier momento.
- Ejemplo de tema: Metodologías Ágiles.
- Ejemplo de materias (“traks”): Ingeniería ágil, Cambio organizativo, etc.
- Ejemplo de temas concretos: Arquitectura emergente, TDD, nuevos roles, trabajo en equipo, etc.
LOS CUATRO PRINCIPIOS
- Cualquier persona que se presente en una reunión es la persona adecuada (cualquier participante en una reunión es correcto simplemente por que se ha preocupado en venir).
- Cualquier cosa que esté sucediendo es la única cosa que podremos llegar a tener (estate atento a lo que está pasando ahora, en lugar de preocuparte sobre lo que podría pasar).
- Sea cual sea el momento en que comience, es el momento correcto (este principio ayuda a superar la falta de un horario o agendas previo al Open Space y enfatiza la creatividad y la innovación).
- Cuando se acabó, se acabó (fomenta que los participantes no desperdicien el tiempo y, por el contrario, que cambien a otro tema cuando una discusión fructífera deja de serlo).
LA ÚNICA LEY: “LA LEY DE LOS DOS PIES”
Si en algún momento sientes que no estás aprendiendo o contribuyendo en nada, usa tus dos pies. Vete a otra reunión donde puedas aprender o contribuir. (Nadie debería estar en una reunión que considera aburrida, sólo las personas que estén genuinamente interesadas en el tema deberían asistir a una reunión).
QUÉ SE NECESITA
- Varios espacios para poder reunirse:
- Una sala “central”, con capacidad para todos los asistentes. En ella se propondrán los temas del Open Space, estará ubicado el horario y al final del Open Space se explicarán los resultados de las reuniones. Los asistentes se sentarán formando un semicírculo casi cerrado, de manera que se facilite el contacto visual entre todos.
- Tantos espacios de reunión como reuniones simultáneas se prevea tratar o realizar, normalmente se corresponden con materias (“tracks"). Estos espacios deben ser muy cercanos para que los asistentes al Open Space puedan moverse fácilmente durante y después de cada reunión. Por ejemplo, puede haber un espacio de reunión en cada esquina de la sala “central”, si es suficientemente grande.
- Una sala “central”, con capacidad para todos los asistentes. En ella se propondrán los temas del Open Space, estará ubicado el horario y al final del Open Space se explicarán los resultados de las reuniones. Los asistentes se sentarán formando un semicírculo casi cerrado, de manera que se facilite el contacto visual entre todos.
- Material para confeccionar el horario del Open Space:
- Una superficie grande (por ejemplo, una pizarra blanca, una pared o un cartel) donde pegar las tarjetas con los temas que se vayan proponiendo. El horario se prepara en forma de matriz, dividiendo en horas en el eje de abscisas (1’5 horas entre reuniones y 1 hora para comer) y en espacios de reunión (“tracks”) el eje de ordenadas.
- Tarjetas tamaño A6 para escribir los temas propuestos para las reuniones.
- Rotuladores y/o marcadores de colores.
- Cinta adhesiva para pegar las tarjetas.
- Una superficie grande (por ejemplo, una pizarra blanca, una pared o un cartel) donde pegar las tarjetas con los temas que se vayan proponiendo. El horario se prepara en forma de matriz, dividiendo en horas en el eje de abscisas (1’5 horas entre reuniones y 1 hora para comer) y en espacios de reunión (“tracks”) el eje de ordenadas.
- Material para cada reunión:
- Para cada reunión que se mantenga simultáneamente: una pizarra blanca o similar donde poder escribir, así como rotuladores y/o marcadores de colores.
- Tarjetas, rotuladores y cinta adhesiva.
- Para cada reunión que se mantenga simultáneamente: una pizarra blanca o similar donde poder escribir, así como rotuladores y/o marcadores de colores.
- Un facilitador para explicar y guiar el proceso, especialmente durante la creación del horario y en el cierre del Open Space.
EL PROCESO
- Introducción (15’)
- El facilitador explica las grandes materias (“traks”) que se tratarán en el Open Space, el proceso, los cuatro principios y la única ley.
- El facilitador explica las grandes materias (“traks”) que se tratarán en el Open Space, el proceso, los cuatro principios y la única ley.
- Cada asistente conversa durante 5 minutos con sus vecinos sobre los temas que les gustaría debatir. Para cada tema, un asistente pide al facilitador una tarjeta donde escribir su nombre y el tema en cuestión, enunciándolo preferiblemente en forma de problema a resolver.
- Los asistentes se van poniendo en fila en el espacio abierto del semicírculo. Cada uno dice su nombre y enuncia el tema que propone debatir mientras enseña la tarjeta al resto de asistentes de manera que la puedan leer. A continuación se va a pegarla en una hora que esté libre del horario del Open Space (que está conscientemente separado del semicírculo para no desviar la atención de escuchar todas las propuestas) y vuelve rápidamente a atender.
- Cuando ya se han enunciado todos los temas, los asistentes se reúnen frente al horario para acabar de organizarlo.
- Si alguien desea que un tema se mueva a otra hora, se lo solicita a su propietario, que decide si lo mueve o no, respetando al máximo el horario original para no incomodar a otros asistentes.
- Un tema se puede añadir a otro si el propietario del tema receptor está de acuerdo, es decir, se fusion sesiones que sean similares.
- Se intentan montar tracks temáticos para que los que están muy interesados en un tema puedan ir a todas las sesiones.
- El horario queda visible durante todo el Open Space de manera que cualquiera podrá acercarse a ver qué reuniones están teniendo lugar en ese momento y escoger a cual quiere ir.
- Si alguien desea que un tema se mueva a otra hora, se lo solicita a su propietario, que decide si lo mueve o no, respetando al máximo el horario original para no incomodar a otros asistentes.
- Se inician las reuniones.
- Una participante hace de facilitador y escriba (debería de ser la persona que propuso el tema).
- Selección de problemas (15’):
- Brainstorming de ítems o problemas concretos a tratar. Se escriben en tarjetas que se pegan en una pizarra o en la pared. Ejemplos de items para el tema "Ingeniería Ágil": Integración continua, TDD, deuda técnica, herramientas, frameworks, etc.
- Cada participante dispone de 5 votos a repartir entre los problemas que le gustaría debatir. Se levanta y los va apuntando en las tarjetas correspondientes.
- Se recuentan los votos de cada tarjeta y se escogen los 3 problemas con más votos.
- Brainstorming de ítems o problemas concretos a tratar. Se escriben en tarjetas que se pegan en una pizarra o en la pared. Ejemplos de items para el tema "Ingeniería Ágil": Integración continua, TDD, deuda técnica, herramientas, frameworks, etc.
- Coloquio sobre cada problema (15’ por cada problema).
- Conclusiones de la reunión (5’).
- Al finalizar el Open Space, todos los asistentes se reúnen en la sala central. Cada uno de los que propuso un tema expone las conclusiones, ideas o posibles actividades que se han propuesto en su reunión para resolver el problema tratado.
MÁS INFORMACIÓN
Ejemplos
Hola Xavi,
Muy buen resumen, pero echo de menos algún ejemplo como para hacernos una idea. Me gustaría saber qué nombres pueden tener los temas que se pueden proponer (dices que deben estar propuestos como problemas a resolver) y también cómo se pueden enunciar los problemas en el brainstorming.
Un cordial saludo,
José Manuel Beas
Hola Jose Manuel, He puesto
Hola Jose Manuel,
He puesto unos ejemplos de ítems a tratar en una reunión, aunque no están formulados como problemas (cosa que ayudaría mucho más a obtener resultados en las reuniones).
Salud,
Xavier Albaladejo
www.proyectosagiles.org