12º Encuentro Agile-Madrid. Evangelizar en la empresa

Escrito por Raquel Laina

Ideas de la sesión

La sesión tratará sobre cómo introducir las metodologías ágiles en la empresa. Dentro de la multitud de formas de hacerlo que hay, en esta sesión nos centraremos en el escenario en el que es una persona la que decide abordar esta tarea, es decir, convertirse en "Agente del Cambio". La idea de esta sesión no es abordar la implantación ágil en una empresa, sino centrarnos en la tarea de concienciar de los beneficios que provocaría dicha implantación.

Para ello, comenzaré con una breve presentación en la que introduciré algunas ideas. Luego abriremos un debate en el que se mencionen los posibles problemas que puedan surgir y se aporten posibles soluciones o líneas de actuación para solventarlos.

El objetivo de la sesión será obtener una serie de recomendaciones que puedan servir como punto de partida para alguien que se anime a convertirse en "evangelizador ágil" en su empresa.

Resumen

Comenzamos con una presentación (pptx) sobre cómo abordar el proceso de evangelizar una empresa y convertirse en agente del cambio para pasar después a un debate.

Presentación

¿Por qué evangelizar la empresa?

En este sector, es común encontrarse con gente que se incorpora al mercado laboral con varias expectativas. A medida que va pasando el tiempo, es común ver cómo dichas expectativas no se cumplen, lo que provoca desánimo y descontento con la profesión.

Ante esta situación hay varias opciones:

• Resignarse
• Quejarse
• Arriesgarse y convertirse en un Agente del Cambio

En esta última opción es donde se encuadra la sesión. Alguien que ha decidido cambiar la manera de hacer las cosas y provocar el cambio en su entorno.

¿Por dónde empezar?

Punto de partida

Una vez que se ha decidido evangelizar la empresa, es necesario plantearse por dónde empezar a "convencer".

Existe un amplio debate sobre qué modelo de adopción es el "mejor" para introducir las metodologías ágiles. Optar por un enfoque "top-down", es decir, implantar el cambio desde la gerencia, o un enfoque "bottom-up", donde el cambio proviene desde la base.

Ambos enfoques tienen sus ventajas y sus inconvenientes, por lo que resulta interesante adoptar un enfoque mixto. Es necesario convencer a la gerencia y ganarse su apoyo, pero también es fundamental convencer a la base, ya que sin su colaboración el cambio no se puede producir.

¿A quién involucrar?

¿Se puede realizar la labor de evangelización solo? Si.

¿Se puede introducir el cambio solo? No.

Es necesario ganar apoyos que colaboren ya que es una tarea ardua. Para ello, se puede utilizar una aproximación de marketing, ya que en realidad, evangelizar es introducir un nuevo producto innovador en un mercado (Crossing the Chasm).

Por ello, es útil identificar un "Champion", una persona que actúe como sponsor del cambio. Es recomendable que esta figura pertenezca a la gerencia o al menos sea un mando intermedio.

Por otro lado, es necesario identificar los "early adopters", aquellas personas que por aptitud, inquietudes, etc. puedan resultar más receptivas a la adopción del cambio. Es a ellos a quienes tienen que ir dirigidos los esfuerzos en una primera etapa. Una vez "ganados para la causa", será un apoyo muy valioso para convencer a la gran mayoría.

Es importante tener en cuenta que surgirán personas resistentes al cambio. Algunas serán "recuperables", es decir, que con una labor de concienciación más continua y elaborada llegarán a aceptarlo, mientras que otras no lo aceptarán nunca. Es importante identificar a éstas últimas lo antes posible, ya que no merece la pena invertir esfuerzos en ellas, puede llegar a consumir al evangelizador. Es fundamental aceptar que no todo el mundo está preparado para ser ágil, y no se lo puede considerar como algo malo o como un fracaso. Hay que saber escoger las batallas.

¿Cómo?

Comunicación

En la tarea de evangelización, la comunicación es una pieza clave. Es muy importante utilizar un lenguaje adaptado al público que está recibiendo el mensaje. No utilizar un lenguaje apropiado puede provocar una barrera e incluso crear resistencias que a la larga van a ser difíciles de vencer.

Por ello, es recomendable al principio utilizar un lenguaje claro y natural, sin abundar en tecnicismos ni retórica elaborada. Empezar hablando sobre los conceptos y valores que hay detrás de las ténicas, métodos etc., introduciendo paulatinamente términos más técnicos para que la gente se vaya familiarizando poco a poco.

Dado que las metodologías ágiles es un término muy amplio y en el que se engloban multitud de técnicas, valores, métodos, herramientas, etc. se corre el riesgo de saturar a la hora de comunicar. Por eso es importante centrarse al principio en los valores y principios que hay detrás del agilismo, más que en las diferentes herramientas y técnicas aplicables. Si sólo nos enfocamos en transmitir cómo ser ágil en vez de el porqué, es muy posible que derive en malas implementaciones (i.e. scrumButt, scrummerfall) debido a que la gente no ha entendido qué hay detrás de esos nuevos procesos que adopta.

Uno de los problemas que suelen surgir son las ideas preconcebidas. Esto es debido a que Agile se está convirtiendo en una marca y está "de moda". Mucha gente lee un poco por encima, habla de oídas, recopila información de medios poco serios que devalúan el concepto del agilismo, sin llegar a profundizar, y elabora una "imagen de la caverna" que considera real.

Ante esa situación, lo primero que hay que hacer es destruir esas ideas y supuestos conocimientos antes de empezar la verdadera tarea de evangelización. Si no se afianzan los valores y los principios correctamente al principio, luego se producirán desviaciones y conflictos a medio/largo plazo difíciles de solucionar.

Dirección

Evangelizar una empresa es un proyecto muy ambicioso y no exento de riesgos. Aunque durante todo el proceso es importante tener grandes objetivos, es importante no perder nunca el contacto con la realidad.

Es un proceso de prueba y error, en el que se ven involucrados personas, por lo que confluyen multitud de factores que deben ser tenidos en cuenta.

La resistencia al cambio es una medida muy importante a tener en cuenta. Es cierto que hay que vencerla para poder continuar, pero conviene no perderla de vista. Proporciona un feedback muy valioso sobre cómo se está introduciendo el cambio y sobre todo, si el entorno está preparado para adoptar dicho cambio. Debido a la cantidad de energía y de iniciativa que tiene que invertir el evangelista, muchas veces se corre el riesgo de centrarse en la adopción de dicho cambio por todos los medios perdiendo de vista el verdadero objetivo que es la adopción de valores, técnicas, herramientas que faciliten la mejora continua de la empresa.

Esto no implica rendirse cada vez que se encuentre una resistencia o un impedimento, sino que de vez en cuando tomarse tiempo para evaluar desde un punto lo más objetivo posible y a ser posible evaluando las cosas desde una perspectiva externa las medidas y los cambios que se están intentando introducir. Hay veces que es necesario retroceder para corregir la dirección, coger impulso, o simplemente no entrar en batallas que no producirían ningún beneficio.

Modo de actuación

A la hora de evangelizar, es primordial predicar con el ejemplo. No se puede vender un cambio cultural, nuevas actitudes, valores si uno mismo no lo aplica, eso restaría o eliminaría completamente la credibilidad en el evangelizador.

La mejor manera que de que la gente adopte un cambio, es que vea por si mismo cómo se aplica, que tenga un punto de referencia.

Es fundamental construir confianza y respeto alrededor de la figura del evangelizador, de esa manera su mensaje será adoptado con mayor facilidad. Para ello, hay que empezar por pequeños pasos (que no fáciles) como son la comunicación clara y directa, la escucha activa y la búsqueda del entendimiento y la capacidad de asumir compromisos. Si se es constante en el día a día con estos principios, la gente poco a poco asumirá que "se puede contar" con la palabra del evangelizador, que no vende humo y poco a poco se irá ganando su confianza y más adelante el respeto.

Agente del cambio

Ser agente del cambio es una profesión de riesgo. Implica estar en "el punto de mira" de manera constante, sometido a presiones por varios frentes y en una posición muchas veces delicadas.

Para ello, un agente del cambio debe:

• Tener coraje: tiene que ser valiente en muchas
  situaciones y asumir riesgos para provocar el cambio (Fearless Change).
• Ser transparente: habrá mucha gente que sea reticente al cambio y que cuestionará los motivos por los que se propone dicho cambio. Para evitar conflictos, es fundamental ser totalmente transparente y explicar las razones por las que se propone dicho cambio, sin intenciones ocultas.
• Sentirse seguro: habrá muchos momentos en los que surjan dudas (¿por qué hago esto? ¿merece la pena? ¿estaré equivocado? etc.). Para evitar tirar la toalla es fundamental estar seguro de quién es, tener confianza en sus habilidades, identificar sus carencias, formarse constantemente para aumentar dicha seguridad y, sobre todo, tener muy claro las razones por las que lo está haciendo.
• Ser auténtico: ser uno mismo y fiel a sí mismo y a sus valores.
• Ser competente: al estar en el punto de mira, debe ser altamente profesional y no descuidar nunca sus responsabilidades "oficiales".
• Ser autónomo: en dos aspectos:
  • Nunca embarcarse en este proyecto con la expectativa de que su trabajo sea reconocido o incluso valorado. No lo va a ser. Hay que hacerlo porque de verdad crea en ello, esperar reconocimiento sólo provocará un desgaste y terminará consumiendo.
  • Muchas veces estará solo. Tiene que estar preparado para llevar la iniciativa, actuar incluso cuando nadie le siga.
• Formar parte de una comunidad en la que participar, contribuir y sobre todo divertirse.

Pero sobre todo, ser constante, es un camino muy largo y lleno de altibajos, pero las recompensas son muy gratificantes.

Debate

Se comenzó hablando sobre el establecimiento de Agile como marca y la progresiva devaluación que está teniendo el término últimamente, ya que profesionales o empresas se están apuntando a la "moda" de una forma no muy seria. Esto provoca ideas preconcebidas, malas interpretaciones y confusión.
Una de las aproximaciones para combatir esto es invertir esfuerzo y hacer mucho hincapié en transmitir los valores y principios que hay detrás del manifiesto ágil.

Otro de los problemas que surgió fue cómo saber si los cambios que estoy implantando son positivos y cómo medir el avance en la labor de evangelización e implantación ágil. Es importante seguir guías o checklist como punto de partida, pero no quedarse en eso. Hay que tener un espíritu crítico para evaluar los cambios y el beneficio que aportan, o se corre el riesgo de quedarse en implantar procesos ágiles de una forma que no aportan valor alguno y que pueden llegar incluso a ser perjudiciales.

Conclusiones:

• Transparencia y veracidad: no vender humo.
• Predicar con el ejemplo.
• No apresurar el cambio, adoptar un ritmo de adopción adaptado al entorno y las circunstancias.
• Evaluar periódicamente los cambios realizados, lo que ha funcionado en algún momento no tiene que ser una bala de plata.
• Evangelizar no es una meta, es una dirección.
• Ser Agente del Cambio implica asumir las implicaciones y dificultades que conlleva.
• Disfrutar lo más posible durante la labor de evangelización.